Come fare per…Certificazione Bio

Per ottenere la certificazione per i prodotti biologici un’azienda deve assoggettarsi al Reg. UE 2018/848, che definisce il sistema di produzione, trasformazione, etichettatura, controllo e certificazione nell’Unione Europea.
Per fare questo deve necessariamente farsi certificare da un Organismo di Certificazione autorizzato.
All’azienda che avrà presentato la notifica di attività con metodo biologico, resa disponibile all’organismo di controllo da parte della Regione di competenza, accettato il preventivo, provveduto al pagamento dell’importo annuale sarà inviato il contratto ed il regolamento per il controllo e la certificazione e l’uso del marchio e sarà, contestualmente, incaricata la prima visita ispettiva.
Durante la prima visita ispettiva “AUDIT” viene verificata la conformità dei siti produttivi a quanto previsto dal Reg. UE 2018/848 e regolamenti attuativi. Sulla base dei risultati dell’Audit viene redatto un documento denominato “Relazione di Ispezione“, contenente tutte le informazioni utili all’Organismo di controllo per esprimere il giudizio di idoneità. L’azienda idonea entra a far parte dell’elenco delle aziende controllate sulle quali, in base ad un Piano Preventivo dei Controlli Annuali, vengono esercitate annualmente una o più visite di sorveglianza che hanno lo scopo di verificare il mantenimento delle condizioni di conformità e la completa applicazione di quanto previsto dal Reg. UE 2018/848 e regolamenti attuativi.

L’azienda riceverà tutta la documentazione necessaria a comprovare la sua adesione al sistema di produzione biologica: certificato di conformità, approvazione etichette per i prodotti biologici

QCertificazioni non richiede percentuali sul fatturato del prodotto certificato o sui volumi di produzione, infatti I nostri preventivi sono realizzati sulla base di un tariffario a ora/uomo.
Per ricevere un preventivo è necessario compilare la scheda di raccolta dati “MD BIO 194 – Domanda di certificazione Bio” e inviarla ai nostri uffici a mezzo posta elettronica o fax. Le informazioni richieste sono utili ad individuare le dimensioni aziendali, e conseguentemente a stimare un corretto ammontare di ore necessarie per controllare e certificare la realtà aziendale.
L’operatore, qualora interessato, restituirà il preventivo firmato per accettazione, e procederà con l’iter effettuando il pagamento e presentando la documentazione obbligatoria.

Il primo documento obbligatorio che deve essere presentato dall’azienda che si vuole certificare BIO è la notifica di attività con metodo biologico.
Affinché possa presentare la notifica, l’azienda deve avere una posizione all’anagrafe regionale.
Le aziende agricole hanno già un fascicolo aziendale aperto presso l’anagrafe regionale.

COSTITUZIONE DEL FASCICOLO AZIENDALE
Le aziende che non hanno una posizione all’anagrafe regionale (ad esempio i trasformatori come forni, gelaterie, macelli, macellerie, rivendite, ecc.) devono procedere con la costituzione del fascicolo aziendale.
Per farlo devono rivolgersi a soggetti autorizzati dalle Regioni tramite mandato, liberi professionisti appartenenti a ordini o collegi di settore e Centri Assistenza Agricola CAA (es: CIA, Coldiretti, Unione Agricoltori, Acli, ecc.)

COMPILAZIONE NOTIFICA ELETTRONICA
Le modalità per la presentazione della notifica non sono uguali per tutte le Regioni:

• in Piemonte, Emilia Romagna, Veneto, Toscana, Marche e Puglia sono operativi sistemi informatici regionali;
• per tutte le altre regioni e Province Autonome è operativo il SIB (Sistema Informativo Biologico) nazionale.

La compilazione può essere effettuata dallo stesso richiedente, accedendo attraverso l’apposita pagina web della Regione e seguendo le indicazioni fornite per ottenere l’apposita abilitazione ed autorizzazione individuale (login/password). In alternativa può rivolgersi a soggetti autorizzati dalle Regioni tramite mandato, liberi professionisti appartenenti a ordini o collegi di settore e Centri Assistenza Agricola CAA (es: CIA, Coldiretti, Unione Agricoltori, Acli, ecc.).
La notifica è soggetta a marca da bollo.

Ai fini dell’assoggettamento al sistema di controllo per le produzioni biologiche, è necessario presentare della documentazione a corredo della notifica. Per le aziende che svolgono attività di produzione vegetale la documentazione è la seguente:

Una Relazione (manuale di autocontrollo), firmata ed aggiornata, che:

– descriva in modo completo l’unità e/o il sito e gli appezzamenti di produzione biologica o in conversione e convenzionali (se del caso): la descrizione deve indicare i luoghi di produzione, gli appezzamenti e/o le zone di raccolta (se del caso), i luoghi di magazzinaggio e, de del caso, le strutture in cui hanno luogo alcune operazioni di trasformazione e/o d’imballaggio;

– descriva in modo completo le attività da svolgere a norma della normativa in materia di produzione biologica;

– descriva in modo completo i processi produttivi;

– descriva, sulla base della valutazione del rischio, le:

• misure pratiche adottate volte a garantire la conformità alla normativa in materia di produzione biologica: l’operatore deve stabilire e aggiornare procedure adeguate, fondate su un’identificazione sistematica delle fasi critiche della produzione (deve riferirsi alle unità produttive e/o appezzamenti, i luoghi di magazzinaggio e, se del caso, le strutture in cui hanno luogo alcune operazioni di trasformazione e/o d’imballaggio, di etichettatura dei prodotti biologici, nonché procedure e modalità di trasporto dei prodotti. Deve riportare una descrizione dell’agroecosistema [confini e ambiente circostante gli appezzamenti], delle operazioni colturali, in particolare le rotazioni [per i seminativi], la fertilizzazione e la difesa fitosanitari; la gestione delle macchine/attrezzature proprie o di terzi);
• misure preventive adottate in ogni fase dei processi produttivi al fine di garantire la conservazione della biodiversità e la qualità del suolo, le misure per la prevenzione e la lotta contro gli organismi nocivi e le malattie e le misure che devono essere adottate per evitare effetti negativi sull’ambiente, sulla salute dei vegetali; la scelta di specie, varietà o materiale eterogeneo appropriati che siano resistenti agli organismi nocivi e alle malattie, appropriate rotazioni delle colture, metodi meccanici e fisici e protezione dei nemici naturali degli organismi nocivi;
• misure precauzionali adottate in ogni fase dei processi produttivi al fine di evitare la contaminazione da parte di prodotti o sostanze non autorizzati per l’uso nella produzione biologica e di evitare la commistione di prodotti biologici con prodotti non biologici:
• misure proporzionate e adeguate per individuare i rischi di contaminazione della produzione e dei prodotti biologici con prodotti o sostanze non autorizzati, compresa l’identificazione sistematica delle fasi procedurali critiche;
• misure proporzionate e adeguate per evitare i rischi di contaminazione della produzione e dei prodotti biologici con prodotti o sostanze non autorizzati (separazione tra produzione biologica, in conversione e non biologica; proteggere l’ambiente (unità produttive e/o appezzamenti) da contaminazioni accidentali o deriva; modalità di pulizia e relative registrazioni dei macchinari/attrezzature propri e di terzi);

– descriva le modalità di registrazione, e tracciabilità dei processi produttivi, che dimostrano la conformità alle norme di produzione biologica;

– esamini e adotti le suddette misure (validazione dei processi); e

– rispetti altri pertinenti requisiti del Reg. UE 2018/848 volti a garantire la separazione tra prodotti biologici, in conversione e non biologici.

Sono inoltre necessari i seguenti documenti:

• Programma di produzione (PAPV – Programma annuale di Produzione Vegetale) compilato sul sistema informativo regionale o sul SIB.
• Dichiarazione integrativa alla notifica.
• Planimetria catastale dell’azienda agricola in scala 1:1000 o 1:2000, con evidenziati i confini aziendali ed i confini a rischio. 
• Planimetria delle strutture e dei locali adibiti allo stoccaggio, magazzinaggio, conservazione e preparazione con evidenziate le aree dedicate alle produzioni biologiche. 
• Copia autorizzazione sanitaria in corso di validità che descriva le attività per cui si chiede l’assoggettamento (se applicabile).
• Richiesta di deroga all’uso di maggiori dosi di rame (se applicabile).

Ai fini dell’assoggettamento al sistema di controllo per le produzioni biologiche, è necessario presentare della documentazione a corredo della notifica. Per le aziende che svolgono attività zootecnica la documentazione è la seguente:

Una Relazione (manuale di autocontrollo), firmata ed aggiornata, che:

– descriva in modo completo l’unità e/o il sito e gli appezzamenti di produzione biologica o in conversione e convenzionali (se del caso): la descrizione deve indicare i luoghi di produzione, gli appezzamenti, i pascoli, gli spazi liberi all’aperto, i fabbricati/stalle destinati agli animali, i luoghi di magazzinaggio e, de del caso, le strutture in cui hanno luogo alcune operazioni di trasformazione e/o d’imballaggio dei prodotti animali, materie prime e fattori di produzione;

– descriva in modo completo le attività da svolgere a norma della normativa in materia di produzione biologica;

– descriva in modo completo i processi produttivi, che comprenda:

• un piano di spargimento delle deiezioni animali, unitamente a una descrizione completa delle superfici adibite alla produzione vegetale;
• eventuali accordi scritti conclusi con altre aziende che rispettano le norme di produzione biologica, ai fini dello spandimento di effluenti eccedentari;
• un piano di gestione dell’unità di allevamento, comprensivo di:
  • programma di reperimento degli alimenti;
  • programma di gestione della rimonta e della riproduzione;
  • piano sanitario;

– descriva, sulla base della valutazione del rischio, le:

• misure pratiche adottate volte a garantire la conformità alla normativa in materia di produzione biologica: l’operatore deve stabilire e aggiornare procedure adeguate, fondate su un’identificazione sistematica delle fasi critiche dell’allevamento (deve riferirsi alle unità produttive e/o appezzamenti, ai pascoli, agli spazi liberi all’aperto, stalle, i luoghi di magazzinaggio e, de del caso, le strutture in cui hanno luogo alcune operazioni di trasformazione e/o d’imballaggio dei prodotti animali, materie prime e fattori di produzione. Deve riportare una descrizione dell’agroecosistema [confini e ambiente circostante gli appezzamenti], delle operazioni colturali, in particolare le rotazioni [per i seminativi], la fertilizzazione e la difesa fitosanitari; la profilassi ed i trattamenti veterinari; la gestione delle macchine/attrezzature proprie o di terzi);
• misure preventive adottate in ogni fase dei processi produttivi al fine di garantire la conservazione della biodiversità e la qualità del suolo, le misure per la prevenzione e la lotta contro gli organismi nocivi e le malattie e le misure che devono essere adottate per evitare effetti negativi sull’ambiente, sulla salute degli animali; la scelta di specie appropriate che siano resistenti agli organismi nocivi e alle malattie, metodi meccanici e fisici e protezione dei nemici naturali degli organismi nocivi;
• misure precauzionali adottate in ogni fase dei processi produttivi al fine di evitare la contaminazione da parte di prodotti o sostanze non autorizzati per l’uso nella produzione biologica e di evitare la commistione di prodotti biologici con prodotti non biologici:
• misure proporzionate e adeguate per individuare i rischi di contaminazione della produzione e dei prodotti biologici con prodotti o sostanze non autorizzati, compresa l’identificazione sistematica delle fasi procedurali critiche;
• misure proporzionate e adeguate per evitare i rischi di contaminazione della produzione e dei prodotti biologici con prodotti o sostanze non autorizzati (separazione tra produzione biologica, in conversione e non biologica; proteggere l’ambiente (unità produttive e/o appezzamenti) da contaminazioni accidentali o deriva; modalità di pulizia e relative registrazioni dei macchinari/attrezzature propri e di terzi);

– descriva le modalità di registrazione, e tracciabilità dei processi produttivi, che dimostrano la conformità alle norme di produzione biologica;

– esamini e adotti le suddette misure (validazione dei processi); e

– rispetti altri pertinenti requisiti del Reg. UE 2018/848 volti a garantire la separazione tra prodotti biologici, in conversione e non biologici.

Sono inoltre necessari i seguenti documenti:

• Programma di produzione (PAPZ – Programma annuale di Produzione Zootecnica) compilato sul sistema informativo regionale o sul SIB.
• Dichiarazione integrativa alla notifica.
• Planimetria catastale dell’azienda agricola in scala 1:1000 o 1:2000, con evidenziati i confini aziendali ed i confini a rischio.
• Planimetria delle strutture e dei locali adibiti allo stoccaggio, magazzinaggio, conservazione e preparazione con evidenziate le aree dedicate alle produzioni biologiche.
• Planimetria dei locali di stabulazione, allevamento, mungitura, ecc. 
• Copia degli accordi di cooperazione ai fini dell’utilizzo degli effluenti eccedentari (se applicabile).
• Copia autorizzazione sanitaria in corso di validità, che descriva le attività per cui si chiede l’assoggettamento (se applicabile).
• Richiesta di deroga all’uso di maggiori dosi di rame (se applicabile).

Ai fini dell’assoggettamento al sistema di controllo per le produzioni biologiche, è necessario presentare della documentazione a corredo della notifica. Per le aziende che svolgono attività di trasformazione la documentazione è la seguente:

Una Relazione (manuale di autocontrollo), firmata ed aggiornata, che:

– descriva in modo completo l’unità/strutture di produzione biologica o in conversione: la descrizione deve indicare gli impianti adibiti al ricevimento, alla trasformazione, all’imballaggio, all’etichettatura e al magazzinaggio dei prodotti biologici prima e dopo le relative operazioni, nonché le modalità di trasporto;

– descriva in modo completo le attività da svolgere a norma della normativa in materia di produzione biologica;

– descriva in modo completo i processi produttivi;

– descriva, sulla base della valutazione del rischio, le:

• misure pratiche adottate volte a garantire la conformità alla normativa in materia di produzione biologica: l’operatore deve stabilire e aggiornare procedure adeguate, fondate su un’identificazione sistematica delle fasi critiche della trasformazione (deve riferirsi agli impianti adibiti al ricevimento, alla trasformazione, l’imballaggio, l’etichettatura e il magazzinaggio dei prodotti biologici prima e dopo le operazioni, nonché alle procedure e modalità di trasporto dei prodotti. Deve riportare anche l’elenco e la qualificazione dei fornitori e/o terzisti (se utilizzati), nonché una descrizione della preparazione dei prodotti (Lay-out dell’impianto, con indicati i flussi di lavorazione ed elenco dei macchinari utilizzati);
• misure precauzionali che devono essere adottate dagli operatori in tutte le fasi di produzione, preparazione e distribuzione al fine di evitare la contaminazione da parte di prodotti o sostanze non autorizzati per l’uso nella produzione biologica e di evitare la commistione di prodotti biologici con prodotti non biologici:
• misure proporzionate e adeguate per individuare i rischi di contaminazione della produzione e dei prodotti biologici con prodotti o sostanze non autorizzati, compresa l’identificazione sistematica delle fasi procedurali critiche;
• misure proporzionate e adeguate per evitare i rischi di contaminazione della produzione e dei prodotti biologici con prodotti o sostanze non autorizzati (separazione tra produzione biologica, in conversione e non biologica; la pianificazione/programmazione delle lavorazioni dei prodotti biologici; modalità di pulizia e relative registrazioni);

– descriva le modalità di registrazione, e tracciabilità dei processi produttivi, che dimostrano la conformità alle norme di produzione biologica;

– esamini e adotti le suddette misure (validazione dei processi);

– rispetti altri pertinenti requisiti del Reg. (UE) 2018/848 volti a garantire la separazione tra prodotti biologici, in conversione e non biologici.

Sono inoltre necessari i seguenti documenti:

• Programma di produzione (PAP – Programma annuale delle preparazioni).
• Dichiarazione integrativa alla notifica.
• Planimetria delle strutture e dei locali adibiti allo stoccaggio, magazzinaggio, conservazione e preparazione con evidenziate le aree dedicate alle produzioni biologiche. 
• Copia del titolo di possesso o disponibilità dei fabbricati gestiti dall’operatore, che riporti l’impegno da parte dell’esecutore di rispettare le norme relative all’agricoltura biologica e assoggettare le attività al sistema di controllo (solo nel caso di un’attività in conto terzi in cui l’esecutore non sia un operatore notificato).
• Copia autorizzazione sanitaria in corso di validità che descriva le attività per cui si chiede l’assoggettamento.
• Scheda ingredienti prodotti.

Ai fini dell’assoggettamento al sistema di controllo per le produzioni biologiche, è necessario presentare della documentazione a corredo della notifica. Per le aziende che svolgono attività di importazione la documentazione è la seguente:

Una Relazione (manuale di autocontrollo), firmata ed aggiornata, che:

– descriva in modo completo l’unità/strutture e/o sito di produzione biologica o in conversione e/o convenzionale: la descrizione deve indicare le strutture dell’importatore adibite al ricevimento e al magazzinaggio dei prodotti biologici importati, nonché le modalità di trasporto, fino alla consegna al primo destinatario/cliente finale;

– descriva in modo completo le attività di importazione da svolgere a norma della normativa in materia di produzione biologica;

– descriva in modo completo i processi produttivi, con l’indicazione dei punti di entrata dei prodotti nella UE;

– descriva, sulla base della valutazione del rischio, le:

• misure pratiche adottate volte a garantire la conformità alla normativa in materia di produzione biologica: l’operatore deve stabilire e aggiornare procedure adeguate, fondate su un’identificazione sistematica delle fasi critiche dell’importazione (deve riferirsi alle strutture adibite al ricevimento, le attività di importazione, con l’indicazione dei punti di entrata dei prodotti nella UE, al magazzinaggio dei prodotti biologici prima e dopo le operazioni, nonché alle procedure e modalità di trasporto dei prodotti. Deve riportare anche l’elenco e la qualificazione dei fornitori e/o terzisti (se utilizzati), nonché una descrizione dell’attività di commercializzazione e/o preparazione dei prodotti;
• misure precauzionali che devono essere adottate dagli operatori in tutte le fasi dell’importazione al fine di evitare la contaminazione da parte di prodotti o sostanze non autorizzati per l’uso nella produzione biologica e di evitare la commistione di prodotti biologici con prodotti non biologici:
• misure proporzionate e adeguate per individuare i rischi di contaminazione della produzione e dei prodotti biologici con prodotti o sostanze non autorizzati, compresa l’identificazione sistematica delle fasi procedurali critiche;
• misure proporzionate e adeguate per evitare i rischi di contaminazione della produzione e dei prodotti biologici con prodotti o sostanze non autorizzati [separazione tra produzione biologica, in conversione e non biologica; la pianificazione/programmazione delle aree di stoccaggio e delle lavorazioni dei prodotti biologici; registrazioni, in caso di frazionamento/etichettatura/rietichettatura dei prodotti biologici (Procedure doganali speciali)]; modalità di validazione delle procedure pulizia degli impianti e locali di stoccaggio;

– descriva le modalità di registrazione, e tracciabilità dei processi produttivi, che dimostrano la conformità alle norme di produzione biologica;

– esamini e adotti le suddette misure (validazione dei processi);

– rispetti altri pertinenti requisiti del Reg. (UE) 2018/848 volti a garantire la separazione tra prodotti biologici, in conversione e non biologici.

Sono inoltre necessari i seguenti documenti:

• Programma di produzione (PAI – Programma annuale delle importazioni).
• Dichiarazione integrativa alla notifica.
• Planimetria delle strutture e dei locali adibiti allo stoccaggio, magazzinaggio, conservazione e preparazione con evidenziate le aree dedicate alle produzioni biologiche (anche per il magazzino doganale, se utilizzato).
• Copia del titolo di possesso o disponibilità dei fabbricati gestiti dall’operatore, che riporti l’impegno da parte dell’esecutore di rispettare le norme relative all’agricoltura biologica e assoggettare le attività al sistema di controllo [solo nel caso di un’attività in conto terzi in cui l’esecutore non sia un operatore notificato (anche per il magazzino doganale, se utilizzato)].
• Copia autorizzazione sanitaria in corso di validità che descriva le attività per cui si chiede l’assoggettamento (anche per il magazzino doganale, se utilizzato).
• Elenco aggiornato dei prodotti per i quali si chiede la certificazione.

QCertificazioni fornisce il servizio di approvazione etichette.

L’ufficio certificazione di QC si avvale di tecnici specializzati che verificano la conformità delle etichette alle informazioni obbligatorie previste dal Reg. (UE) 2018/848 e alla scheda ingredienti prodotto (scarica il file) e che indicheranno, se necessario, le eventuali prescrizioni per garantire la conformità delle diciture.

L’approvazione va necessariamente richiesta nel caso di etichette riportanti il logo QC.

Nel documento Etichettatura dei prodotti biologici è possibile reperire tutte e indicazioni per comporre correttamente un’etichetta.

Per richiedere l’approvazione è sufficiente inviare una richiesta a QCertificazioni all’indirizzo lettera@qc.bureauveritas.com, allegando la bozza dell’etichetta.

Non è necessario chiedere una nuova approvazione nei seguenti casi:

• effettuazione di restyling grafico (immagini, forma, carattere, font…), che non modifica le informazioni obbligatorie relative alle indicazioni al metodo biologico;
• inserimento o modifica di informazioni di carattere ecologico o relative al corretto smaltimento delle confezioni;
• inserimento o modifica di tabelle nutrizionali, codici a barre, claims o eventuali marchi privati;
• per vino o bevande alcoliche, modifica del grado alcolico, della quantità solfiti o dell’annata di produzione;
• modifica del volume o del peso della confezione.

QCertificazioni non è responsabile per la verifica delle altre informazioni obbligatorie richieste dalla normativa comunitaria e nazionale in materia di etichettatura dei prodotti alimentari.

Prima di commercializzare i prodotti, si raccomanda di verificare la corrispondenza dei documenti di certificazione con la realtà aziendale.
Nel caso in cui si manifesti la necessità di modificare i documenti di certificazione, l’azienda invierà una mail con la richiesta di revisione all’indirizzo lettera@qc.bureauveritas.com.
La richiesta dovrà indicare il motivo per cui si richiede la revisione.

Qualora si manifesti la necessità di richiedere il duplicato di un documento, l’azienda dovrà scrivere una mail all’indirizzo lettera@qc.bureauveritas.com specificando qual è il documento che si richiede in copia e la motivazione.

Nelle aziende di produzione primaria le norme per la produzione biologica devono essere applicate e rispettate per un determinato periodo, definito “di conversione all’agricoltura biologica“.

Il periodo di conversione è il seguente:

• nel caso di terreni seminativi almeno due anni prima della semina
• nel caso di pascoli o prati permanenti almeno due anni prima della loro utilizzazione come foraggio biologico.
• nel caso di colture perenni diversi dai foraggi, di almeno tre anni prima del primo raccolto di prodotti biologici.

La data iniziale del computo di tale periodo è quella di notifica intesa come data di spedizione (timbro postale o data di protocollo elettronico) della notifica alle Regioni e Provincie autonome e agli organismi di controllo.
Prima che sia trascorso l’intero periodo di conversione, ma comunque non prima di 12 mesi dalla data iniziale, le produzioni possono essere certificate come “prodotto in conversione all’agricoltura biologica”.
In certi casi il periodo di conversione può essere prolungato o abbreviato, per l’intera azienda o per parte di essa, tenuto conto dell’utilizzazione anteriore degli appezzamenti.
Trascorso il periodo di conversione i prodotti agricoli potranno essere certificate e commercializzate con la dicitura “prodotto da agricoltura biologica“.

RIDUZIONE DEL PERIODO DI CONVESIONE

Ai sensi dell’art. 36, comma 2 del Reg. (CE) n. 889/2008 le Regioni e Provincie autonome possono riconoscere retroattivamente come facenti parte del periodo di conversione eventuali periodi anteriori alla data di notifica.
Se un produttore vuole richiedere la riduzione del periodo di conversione, deve presentare a QCertificazioni una richiesta (Fac simile domanda) nella quale specifica a quale delle seguenti condizioni fa riferimento la sua situazione aziendale:

• A – gli appezzamenti sono stati oggetto di misure definite in un programma messo in atto ai sensi del Reg. (CE) n. 1257/1999 (sul sostegno allo sviluppo rurale sostenibile da parte del Fondo europeo agricolo di orientamento e di garanzia (FEAOG)) e del Reg. (CE) n. 1698/2005 (sul sostegno allo sviluppo rurale da parte del Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale (FEASR)) o di misure definite da altri programmi ufficiali, a condizione che tali misure garantiscono che i prodotti non autorizzati nell’ambito della produzione biologica non sono stati utilizzati sugli appezzamenti oggetto di richiesta di riduzione del periodo di conversione;
• B – gli appezzamenti erano superfici agricole o allo stato naturale non trattate con prodotti vietati nell’ambito della produzione biologica da almeno tre anni.

Tale richiesta deve essere corredata da:

• descrizione dettagliata delle coltivazioni realizzate e dei metodi produttivi adottati negli appezzamenti interessati;
• documentazione comprovante il non utilizzo di mezzi di produzione non autorizzati ai sensi del Reg. (CE) n. 889/08 antecedentemente alla data di notifica ed invio della stessa. Tale documentazione può essere costituita da:
  • schede ufficiali relative all’uso dei mezzi tecnici, nel caso la richiesta riguardasse casistiche incluse primo punto;
  • perizie ed ogni altra evidenza utile, nel caso la richiesta riguardasse casistiche incluse nel secondo punto. Per la Regione Sicilia la Perizia DEVE essere giurata (delibera della Regione Sicilia)

QCertificazioni, acquisita la richiesta da parte del produttore ed effettuate le verifiche necessarie, provvede ad inoltrare alla Regione o Provincia autonoma di competenza una relazione dettagliata sulla situazione aziendale oggetto della richiesta ed il parere di merito degli organi deliberanti di QCertificazioni.
La relazione dovrà contenere almeno le seguenti informazioni:

• denominazione e CUAA dell’operatore biologico; 
• data della richiesta da parte del produttore; 
• appezzamenti e particelle catastali interessate e relative colture praticate (antecedenti e successive alla notifica);
• data di fine conversione ordinaria, riferita alle singole particelle;
• data di fine conversione per riduzione del periodo di conversione, riferita alle singole particelle; 
• parere di QCertificazioni (data della delibera).

La relazione, oltre al richiamato parere di merito degli organi deliberanti di QCertificazioni, deve essere corredata dal verbale di visita ispettiva dal quale si evinca la verifica di evidenze documentali ed ispettive e dai rapporti di prova di eventuali analisi effettuate.
Le Regioni o le Provincie autonome esaminata la relazione di QCertificazioni e la documentazione a corredo ed eseguiti gli eventuali accertamenti ritenuti opportuni, autorizza o meno il riconoscimento di periodi anteriori alla notifica di attività come facenti parte del periodo di conversione, ai sensi dell’art. 36, comma 2 del Reg. (CE) n. 889/2008, dandone comunicazione a QCertificazioni e, per conoscenza, all’operatore.
In assenza di specifico riscontro da parte delle Regioni o Provincie autonome entro 60 giorni dal ricevimento dell’istanza, ha valore l’istituto del silenzio assenso di cui all’art. 20 della legge 7 agosto 1990 n. 241, salvo diversi termini stabiliti dalle citate autorità.